Một người trưởng thành không phải là người không bao giờ quên việc. Điều quan trọng hơn là họ có biết tự theo dõi, tự nhắc mình, báo sớm khi có khó khăn và chịu trách nhiệm đến cùng với việc mình đã nhận hay không.
MỘT CÂU NÓI NGHE RẤT BÌNH THƯỜNG
“Em tưởng có người nhắc.”
“Không thấy ai gọi nên em quên.”
“Em biết việc này, nhưng bận quá rồi không nhớ.”
“Em tưởng người khác làm.”
Những câu như vậy nghe rất quen.
Và trong nhiều tình huống, đó cũng là sự thật.
Con người có thể quên.
Ai cũng có lúc bận.
Ai cũng có thể nhận quá nhiều việc cùng một lúc.
Vấn đề không nằm ở việc một người từng quên một nhiệm vụ.
Vấn đề bắt đầu khi việc “chờ được nhắc” trở thành cách làm việc quen thuộc.
Một công việc đã được giao.
Có thời hạn.
Có người phụ trách.
Nhưng đến hạn vẫn chưa xong.
Khi được hỏi, câu trả lời là:
“Không ai nhắc em.”
Nếu tình huống này chỉ xảy ra một lần, có thể đó là một sơ suất.
Nhưng nếu tháng nào cũng xảy ra, với nhiều việc khác nhau, thì câu hỏi không còn là:
“Ai đã quên nhắc?”
Mà phải là:
“NGƯỜI NHẬN VIỆC ĐANG QUẢN TRỊ TRÁCH NHIỆM CỦA MÌNH NHƯ THẾ NÀO?”
Đây chính là một trong những bước chuyển rất quan trọng mà Cẩm nang Hành động DDS hướng tới:
TỪ VĂN HÓA CHỜ NHẮC
SANG
VĂN HÓA TỰ CHỊU TRÁCH NHIỆM.
KỶ LUẬT KHÔNG BẮT ĐẦU TỪ HÌNH PHẠT
Nhắc đến kỷ luật, nhiều người nghĩ ngay đến quy định, kiểm tra, phê bình hoặc xử lý vi phạm.
Nhưng kỷ luật nghề nghiệp thường bắt đầu từ những việc nhỏ hơn rất nhiều.
Đọc thông báo đã gửi.
Nhớ việc mình đã nhận.
Biết thời hạn.
Chủ động theo dõi.
Báo khi có nguy cơ không hoàn thành.
Và không để người khác phải đi tìm mình nhiều lần chỉ để hỏi:
“Việc đó đến đâu rồi?”
Cẩm nang Hành động DDS đặt kỷ luật theo một cách rất thực tế:
Biết việc mình phải làm.
Làm đúng điều đã nhận.
Báo khi có khó khăn.
Và chịu trách nhiệm với kết quả.
Nhìn theo cách ấy, “không ai nhắc nên tôi quên” không còn chỉ là một câu nói vô hại.
Nó cho thấy trách nhiệm đang được đặt ở đâu.
Nếu tôi nhận một việc nhưng lại mặc định rằng người giao việc phải tiếp tục nhớ thay tôi, theo dõi thay tôi và gọi nhắc tôi, thì trên thực tế tôi chưa thật sự nhận toàn bộ trách nhiệm.
Tôi mới chỉ nhận phần “thực hiện”.
Còn phần “ghi nhớ và theo dõi” vẫn đang để cho người khác.
ĐÓ LÀ LÝ DO VÌ SAO MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ CÓ THỂ RẤT MỆT DÙ ĐỘI NGŨ KHÔNG HỀ NHỎ
Hãy hình dung một Trưởng chi nhánh có mười người.
Một người nhận việc nhưng phải nhắc ba lần.
Người thứ hai nhận việc rồi đến sát hạn mới báo chưa làm được.
Người thứ ba nói không thấy ai nhắc nên quên.
Người thứ tư chờ hỏi lại mới bắt đầu.
Nếu mỗi người đều cần một vòng nhắc như vậy, người quản lý không còn chỉ quản lý công việc.
Họ đang phải làm thêm vai trò của một chiếc đồng hồ báo thức cho cả đội ngũ.
Đó là một hệ thống rất nặng.
Và càng nhiều người, sức nặng càng lớn.
Không phải vì mọi người không có năng lực.
Mà vì khả năng tự quản trị chưa đủ.
Một đội ngũ trưởng thành không phải đội ngũ không cần quản lý.
Nhưng người quản lý không nên phải nhớ thay tất cả.
Không thể mỗi việc đều phải hỏi:
“Làm chưa?”
“Gửi chưa?”
“Xong chưa?”
“Khi nào làm?”
“Có nhớ không?”
Nếu một người chỉ hoạt động tốt khi có người đứng sau liên tục nhắc, điều đó cho thấy họ chưa thật sự đứng vững bằng năng lực quản trị của chính mình.
TRÁCH NHIỆM BẮT ĐẦU NGAY TỪ LÚC NÓI “TÔI NHẬN VIỆC”
Có một thay đổi rất nhỏ nhưng rất quan trọng trong tư duy.
Khi nói:
“Tôi nhận việc này.”
Điều đó không chỉ có nghĩa:
“Tôi sẽ làm khi nhớ.”
Nó có nghĩa:
Tôi hiểu mình phải làm gì.
Tôi biết khi nào cần hoàn thành.
Tôi biết kết quả cần đạt.
Tôi sẽ tự theo dõi.
Nếu có khó khăn, tôi sẽ báo trước khi quá muộn.
Và tôi chịu trách nhiệm cho đến khi công việc được hoàn thành hoặc được bàn giao rõ ràng.
Nếu chưa rõ một trong những điều đó, hãy hỏi ngay từ đầu.
Nếu không đủ khả năng, hãy nói.
Nếu thời hạn không phù hợp, hãy trao đổi.
Nếu đang quá tải, hãy báo.
Điều đáng lo nhất không phải là một người nói:
“Tôi chưa làm được.”
Điều đáng lo hơn là đến sau thời hạn mọi người mới biết người đó chưa làm.
Bởi lúc ấy, cả hệ thống mất cơ hội hỗ trợ sớm.
BÁO SỚM KHÔNG PHẢI LÀ YẾU
Có người rất ngại nói:
“Em có nguy cơ trễ.”
Vì sợ bị đánh giá.
Nên họ im lặng.
Hy vọng sẽ kịp.
Rồi không kịp.
Đến hạn mới nói:
“Em chưa xong.”
Nếu báo sớm hơn, có thể người quản lý đã điều chỉnh.
Có thể có người hỗ trợ.
Có thể thay đổi tiến độ.
Có thể chia lại công việc.
Còn khi báo sau hạn, lựa chọn ít hơn nhiều.
Vì vậy một người có trách nhiệm không phải là người lúc nào cũng hoàn thành mọi thứ một mình.
Một người có trách nhiệm còn là người biết lúc nào cần báo.
Câu:
“Tôi đang có nguy cơ không kịp việc này vì lý do này. Tôi đề xuất phương án này.”
thể hiện năng lực hoàn toàn khác với:
“Em chưa làm xong vì bận.”
Một bên là quản trị.
Một bên là giải thích sau sự việc.
Cẩm nang Hành động DDS không hướng tới việc biến con người thành những chiếc máy không được phép có khó khăn.
Ngược lại, khó khăn là điều bình thường.
Nhưng khi có khó khăn, trách nhiệm là đưa thông tin ra đủ sớm để còn có thể hành động.
NGƯỜI QUẢN LÝ CŨNG CÓ PHẦN TRÁCH NHIỆM
Nói về tự quản trị không có nghĩa mọi lỗi đều đẩy về người nhận việc.
Nếu người quản lý giao việc rất mơ hồ:
“Em xem giúp việc này nhé.”
Không rõ phải làm gì.
Không có thời hạn.
Không có kết quả cụ thể.
Không biết ai chịu trách nhiệm chính.
Rồi một tuần sau quay lại hỏi:
“Sao chưa xong?”
thì vấn đề không chỉ nằm ở người thực hiện.
Một công việc tốt cần có tối thiểu những điều đủ rõ:
Việc gì?
Ai chịu trách nhiệm chính?
Thời hạn nào?
Kết quả cần đạt là gì?
Nếu có thay đổi, ai thông báo?
Khi nào cần kiểm tra lại?
Người giao việc có trách nhiệm giao rõ.
Người nhận việc có trách nhiệm tự theo dõi.
Hai phía cùng làm đúng thì hệ thống mới nhẹ.
Nếu người giao việc mơ hồ rồi trách người thực hiện, đó không phải quản trị tốt.
Nếu người giao việc đã rõ mà người nhận vẫn chờ nhắc, đó là lúc phải nhìn lại năng lực tự chịu trách nhiệm.
MỘT ĐIỀU RẤT ĐÁNG SUY NGHĨ: UY TÍN ĐƯỢC XÂY TỪ NHỮNG VIỆC NHỎ
Uy tín không chỉ đến từ những thành tích lớn.
Có khi nó được tạo ra từ những điều rất bình thường.
Một người nói sẽ gọi thì gọi.
Một người nhận báo cáo thì gửi đúng hạn.
Một người biết mình trễ thì báo trước.
Một người được giao việc không biến mất cho đến khi bị hỏi.
Một người không chắc thì hỏi lại.
Một người có khó khăn thì nói sớm.
Sau một thời gian, mọi người bắt đầu hình thành cảm giác:
“Giao việc cho người này, mình yên tâm.”
Đó là một tài sản nghề nghiệp rất lớn.
Ngược lại, một người có thể rất giỏi chuyên môn nhưng thường xuyên:
quên hẹn;
trễ việc;
không phản hồi;
phải nhắc nhiều lần;
thì người khác bắt đầu e ngại khi giao trách nhiệm lớn hơn.
Không phải vì họ không có năng lực.
Mà vì năng lực chưa chuyển thành độ tin cậy.
Và trong một hệ thống, độ tin cậy có giá trị rất lớn.
ĐỪNG CHỈ TỰ HỎI “TÔI CÓ LÀM ĐƯỢC KHÔNG?”
Hãy hỏi thêm:
“Tôi có làm đúng hạn không?”
“Tôi có phải để người khác nhắc nhiều lần không?”
“Nếu có rủi ro, tôi có báo trước không?”
“Tôi có tự kiểm tra kết quả trước khi bàn giao không?”
“Nếu người quản lý không hỏi, việc này có vẫn được tôi hoàn thành không?”
Câu cuối cùng rất đáng suy nghĩ.
Bởi nó phân biệt hai trạng thái:
LÀM VÌ ĐƯỢC QUẢN LÝ
và
BIẾT TỰ QUẢN TRỊ.
Một người trưởng thành hơn không phải là người không bao giờ cần hỗ trợ.
Họ vẫn có thể cần hướng dẫn.
Vẫn có lúc phải hỏi.
Vẫn có thể gặp khó khăn.
Nhưng họ ngày càng cần ít sự nhắc nhở từ bên ngoài đối với những trách nhiệm đã thuộc về mình.
Bên trong họ đã có một “người quản lý”.
Đó là ý thức.
TỰ QUẢN TRỊ KHÔNG CẦN CÔNG CỤ PHỨC TẠP
Không nhất thiết phải dùng một hệ thống quản trị lớn.
Có người chỉ cần lịch điện thoại.
Có người dùng sổ tay.
Có người dùng ứng dụng.
Có người ghi danh sách việc trong ngày.
Công cụ nào cũng được nếu nó giúp trả lời được:
Tôi đang có việc gì?
Hạn khi nào?
Việc nào có nguy cơ?
Việc nào đã xong?
Việc nào phải báo?
Công cụ không phải mục tiêu.
Mục tiêu là không để trách nhiệm biến mất khỏi tầm nhìn.
Một danh sách rất đơn giản nhưng được dùng hằng ngày có giá trị hơn một hệ thống phức tạp mà không ai cập nhật.
Và nếu một người biết mình hay quên, việc tạo một cơ chế tự nhắc không phải là dấu hiệu yếu.
Đó là một biểu hiện của tự hiểu mình.
Người có trách nhiệm không nói:
“Tôi hay quên nên chịu.”
Họ hỏi:
“Vì tôi hay quên, tôi phải tổ chức công việc thế nào để không làm ảnh hưởng người khác?”
Đó là một sự thay đổi rất lớn.
TỪ “NGƯỜI ĐƯỢC QUẢN LÝ” ĐẾN “NGƯỜI BIẾT TỰ QUẢN TRỊ”
Có thể nhìn sự trưởng thành qua bốn trạng thái rất dễ nhận ra.
Ban đầu, có người phải được nhắc mới làm.
Sau đó, họ biết hoàn thành việc được giao nhưng vẫn còn phụ thuộc vào người quản lý.
Rồi đến một giai đoạn khác, họ biết tự theo dõi, báo sớm và hoàn thành.
Và cao hơn nữa, họ không chỉ quản được mình mà còn giúp cả đội ngũ phân công rõ, theo dõi rõ và cùng chịu trách nhiệm.
Đó chính là bước chuyển quan trọng:
TỪ NGƯỜI ĐƯỢC QUẢN LÝ
SANG
NGƯỜI BIẾT TỰ QUẢN TRỊ.
Không phải ai cũng chuyển ngay trong một ngày.
Nhưng mỗi người có thể bắt đầu từ một việc rất nhỏ.
Ngày mai, trước khi chờ ai đó nhắc, hãy tự mở lại những việc mình đã nhận.
Xem hạn.
Xem trạng thái.
Xem việc nào có nguy cơ.
Và tự hỏi:
“Có điều gì tôi cần làm trước khi người khác phải hỏi?”
Đó là một hành động rất nhỏ.
Nhưng nếu cả một đội ngũ cùng hình thành thói quen ấy, sức nặng của hệ thống sẽ thay đổi rất lớn.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – ĐỪNG ĐỢI NGƯỜI KHÁC NHỚ THAY TRÁCH NHIỆM CỦA MÌNH
Cẩm nang Hành động DDS – Từ Hiến chương đến Thực tiễn không được xây dựng để mỗi người có thêm thật nhiều lý thuyết cần nhớ.
Nó hướng tới một năng lực thực tế hơn:
Biết việc của mình.
Biết trách nhiệm đến đâu.
Biết tự kiểm tra.
Biết khi nào cần hỏi.
Biết khi nào cần báo.
Và biết hành động mà không phải lúc nào cũng chờ một người khác thúc đẩy.
Một hệ thống sẽ rất nặng nếu mỗi việc phải nhắc nhiều lần, mỗi người phải gọi nhiều lần và sau mỗi thời hạn lại phải đi tìm xem ai đã làm.
Một hệ thống bắt đầu nhẹ hơn khi mỗi người có thể nói:
“Tôi biết việc của mình.”
“Tôi đang theo dõi.”
“Tôi có nguy cơ trễ và đã báo.”
“Việc đã hoàn thành.”
Đó không chỉ là hiệu quả công việc.
Đó là văn hóa trách nhiệm.
Lần tới, trước khi nói:
“Không ai nhắc nên tôi quên”,
hãy thử đổi thành một câu hỏi:
“TẠI SAO VIỆC CỦA TÔI LẠI PHẢI NẰM TRONG TRÍ NHỚ CỦA NGƯỜI KHÁC?”
Có thể chính câu hỏi ấy là điểm bắt đầu của năng lực tự quản trị.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – NGƯỜI TRƯỞNG THÀNH KHÔNG PHẢI LÀ NGƯỜI KHÔNG BAO GIỜ QUÊN. MÀ LÀ NGƯỜI BIẾT XÂY CÁCH LÀM VIỆC ĐỂ TRÁCH NHIỆM KHÔNG BỊ BỎ QUÊN.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – ĐỌC KHI CẦN, TRA KHI VƯỚNG, DÙNG ĐỂ HÀNH ĐỘNG.
