Mô tả và chuẩn hóa quy trình công việc của nhân viên thủ kho (xuất, nhập, quản lý, bảo hành hàng hóa) đáp ứng với tiến trình đổi mới của tổng công ty

Quá trình nhập , xuất hàng hóa, bảo hành sản phẩm là công việc không thể thiếu trong quy trình hoạt động tại văn phòng tổng công ty DDS - Điện sinh học. Để nâng cao hiệu quả, đáp ứng với tiến trình phát triển, của tổng công ty TGĐ đã mô tả và chuẩn hóa các công việc mà nhân viên thủ kho cần thực hiện trong thời gian tiếp theo. Qua đó các bộ phận, trưởng chi nhánh, đại lý, thành viên DDS sẽ tìm hiểu để liên hệ, phối kết hợp có hiệu quả hơn trong quá trình hoạt động.

                                                        CÔNG TY TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ NGHỀ VIỆT NAM
                                                                              BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

                                                                               Vị trí: CÁN BỘ THỦ KHO

I.    MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
-    Bảo đãm hoạt động nhập kho, xuất kho, vận chuyển và lưu trữ hàng hoá đúng quy trình và khoa học.
-    Tham gia hỗ trợ thực hiện tốt các hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc và các bộ phận liên quan.

II.    NHIỆM VỤ CHÍNH

1.    Thực hiện các thủ tục nhập và xuất hàng hóa theo quy định (bao gồm kiểm tra giấy tờ, chứng từ liên quan đến hàng hóa khi nhập vào và xuất ra kho, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các chứng từ này)
2.    Ghi chép và lưu trữ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận để phục vụ cho việc quản lý và đối chiếu.
3.    Theo dõi, kiểm soát số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho hàng ngày, đảm bảo các dữ liệu thống kê khớp với thực tế. Phối hợp với phòng tài vụ trong việc kiểm kê hàng hoá
4.    Đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu, đề xuất điều chỉnh định mức tồn kho khi có biến động về lượng nhập, xuất.
5.    Lập đơn hàng nhập kho, phiếu yêu cầu mua hàng theo kế hoạch và phù hợp với nhu cầu bán hàng, theo dõi quá trình nhập hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan trong các thủ tục mua/bán hàng hoá.
6.    Phân loại, sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học, đảm bảo bảo quản tốt và dễ vận chuyển hàng hóa tránh hư hỏng, đổ vỡ, tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
7.    Phối hợp kiểm kê định kỳ và đột xuất hàng hóa trong kho, lập báo cáo về tình trạng kho hàng, báo cáo với lãnh đạo nếu có sai lệch.
8.    Phối hợp kiểm tra chất lượng bảo hành; tiệp cận và học cách sử dụng các sản phẩm mới để hướng dẫn khách hàng sử dụng an toàn, hiệu quả. Đảm bảo các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy trong kho và trong văn phòng. 
9.    Bảo đảm vệ sinh, môi trường kho, văn phòng, hội trường luôn sạch sẽ, gọn gàng để tối ưu hóa không gian làn việc và bảo quản hàng hóa.
10.    Nhận hàng, kiểm hàng và báo cáo số lượng, tình trạng hàng nhập; Theo dõi, xử lý các vấn đề phát sinh khi vận chuyển hàng tới khách hàng.
11.    Thực hiện công việc theo dõi, báo cáo chi tiết, chính xác về hàng tồn kho, hàng xuất nhập để phục vụ công tác quản lý và kế toán.
12.    Phối hợp với nhân viên bán hàng và kế toán nội bộ trong kiểm tra, kiểm soát chất lượng hàng nhập vào và bán ra, đãm bảo mức độ hài lòng cao nhất của khách hàng

13.    Theo dõi và xử lý quy trình  bảo hành, bảo dưỡng  sản phẩm (gồm tiếp nhận và giải đáp các yêu cầu của khách hàng, xử lý và báo cáo với lãnh đạo công ty để kịp thời phản hồi với nhà sản sản xuất 
14.    Chịu trách nhiệm đóng gói và vận chuyển hàng hoá an toàn, chuyển công văn, chửng chỉ tới khách hàng; tiếp nhận và bàn giao các hồ sơ, giấy tời gửi tới tới các bộ phận liên quan.
15.    Theo dõi và tổng hợp báo cáo kinh doanh của các chi nhánh hàng tháng qua google form, sàng lọc, phản hồi và chốt thông tin
16.    Hỗ trợ phục vụ các hội nghị, các sự kiện và các cuộc họp của công ty tại văn phòng
17.    Phụ trách chuẩn bị và đóng gói quà giải thưởng hàng tháng, hàng quý, hàng năm
18.    Kiểm tra danh sách những người được hoa hồng qua rà soát báo cáo kinh doanh, qua số người mua hàng thực tế tại công ty.

III.    YÊU CẦU
Yêu cầu năng lực đối với cán bộ thủ kho:

1.    Trình độ học vấn: Trung cấp trở lên, ưu tiên các ngành logistics, kế toán hoặc quản lý kho bãi. 
2.    Kinh nghiệm làm việc: Có kinh nghiệm làm thủ kho từ 1 năm. Tuy nhiên, công ty vẫn có thể tuyển dụng và nhận đào tạo ứng viên mới ra trường.
3.    Kiến thức chuyên môn: 
•    Nắm vững các chính sách, quy định về theo dõi, bảo quản và vận chuyển hàng hoá.
•    Lập báo cáo kho, chứng từ xuất nhập đúng quy định.
4.    Kỹ năng làm việc:
•    Kỹ năng tổ chức, tỉ mỉ, chi tiết và cẩn thận trong kiểm đếm và ghi nhận số liệu.
•    Thành thạo các phần mềm quản lý hàng hoá (kiot viet) và quản lý dữ liệu liên quan.
•    Khả năng giao tiếp, phối hợp làm việc đồng đội hiệu quả.
•    Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm. 
•    Có tinh thần trách nhiệm, chăm chỉ, trung thực, chính xác, bảo mật thông tin và có sức khoẻ để làm các công việc sắp xếp hàng hoá. 

IV.    QUYỀN LỢI
-    Cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến.
-    Được đào tạo, làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động.
-    Thu nhập hấp dẫn theo hiệu quả công việc (Lương cứng + thưởng theo doanh số + phụ cấp, BHXH).

V.     BÁO CÁO CÔNG VIỆC
-    Báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc
-    Hợp tác, phối hợp với tất cả các phòng ban, đối tác, khách hàng liên quan theo sự phân công của Tổng giám đốc.
-    Tuân thủ nội quy, quy tắc đạo đức nghề nghiệp và ứng xử văn minh, lịch sự, bảo mật thông tin kinh doanh, bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ của công ty.