Mô tả và chuẩn hóa quy trình làm việc của nhân viên kế toán nội bộ, hỗ trợ bán hàng, công việc hành chính đáp ứng với tiến trình phát triển mới của tổng công ty

Trong thời gian qua, các công việc của nhân viên kế toán nội bộ (kế toán kho), bán hàng đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Để đáp ứng với tiến trình đổi mới và xu thế phát triển của tổng công ty, TGĐ Hoàng Xuân Hạnh đã mô tả và quy chuẩn lại các công việc mà nhân viên kế toán nội bộ, hỗ trợ bán hàng và nghiệp vụ hành chính phải hực hiện trong thời gian tới. Các trưởng chi nhánh, đại lý thành viên tham khảo để liên hệ, phối hợp có hiệu quả hơn trong quá trình hoạt động.

                                                             CÔNG TY TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ NGHỀ VIỆT NAM
                                                                                  BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

                                                  Vị trí: KẾ TOÁN NỘI BỘ VÀ HỖ TRỢ BÁN HÀNG, HÀNH CHÍNH

I.    MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
-    Bảo đãm các tính chính xác của các sổ sách kế toán nội bộ và các hoá đơn, chứng từ được lưu trữ theo đúng quy định.
-    Bảo đãm các hoạt động bán hàng được thực hiện đúng quy trình và đạt doanh số đề ra.
-    Bảo đảm các công việc hành chính, nhân sự của công ty được thực hiện kịp thời, thông suốt.

II.    NHIỆM VỤ CHÍNH

Nhiệm vụ hỗ trợ bán hàng:
1.    Nắm bắt các chính sách bán hàng, hoa hồng và khen thưởng cho các đại lý, chi nhánh của công ty
2.    Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ App DDS, từ các chi nhánh và từ khách hàng trực tiếp, chốt đơn và xử lý đơn hàng, chuẩn bị hợp đồng (Nếu có),, đảm bảo tuân thủ chính sách bán hàng của công ty
3.    Theo dõi tình trạng đơn hàng, liên hệ với khách hàng về việc thu hồi công nợ hoặc hỗ trợ các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng.
4.    Phối hợp với các bộ phận liên quan để cân đối, báo cáo tình hình bán hàng và giải quyết các khiếu nại liên quan (Nếu có).
5.    Theo dõi, thống kê và lưu trữ số liệu bán hàng của các đại lý, chi nhánh  theo quy định của công ty.

Nhiệm vụ kế toán nội bộ
1.    Thu thập, kiểm tra, ghi chép và xử lý các chứng từ liên quan đến bán hàng (hóa đơn, phiếu xuất kho, báo cáo thu chi, tổng hợp số liệu và cung cấp các thông tin cần thiết để hỗ trợ kế toán thuế).
2.    Quản lý công nợ khách hàng, thu hồi công nợ, đối chiếu số liệu bán hàng với kho, kiểm soát chiết khấu, giảm giá, đổi trả hàng hóa., hàng tồn kho.
3.    Theo dõi, tổng hợp doanh số bán hàng của các chi nhánh và lập bảng chi trả hoa hồng, khen thưởng cho các cá nhân, đơn vị xuất sắc
4.    Theo dõi và tổng hợp các chi phí phát sinh của công ty như chi phí vận chuyển, quảng cáo, chi phí thuê nhân công, chi phí vănn phòng, điện nước....

Nhiệm vụ hỗ trợ hành chính, nhân sự
1.    Soạn thảo các văn bản hành chính, giấy khen, nhập liệu, quản lý hồ sơ, và làm chứng chỉ cho học viên 
2.    Thực hiện các công việc văn phòng, hành chính như chuẩn bị hồ sơ nhân sự và các công việc khác theo yêu cầu của công ty.
3.    Hỗ trợ công tác tổ chức các hoạt động nội bộ, thống kê, cập nhật danh sách trang thiết bị, vật tư văn phòng (Sổ theo dõi tài sản)
4.    Nhận và lưu văn bản đi đến

III.    YÊU CẦU

Yêu cầu năng lực đối với cán bộ kế toán thuế nội bộ, kiêm bán hàng và hỗ trợ hành chính, nhân sự:
1.    Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính, Kiểm toán hoặc các ngành liên quan.
2.    Kinh nghiệm làm việc: Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm kế toán, ưu tiên kế toán nội bộ hoặc kế toán tổng hợp. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng phần mềm kế toán phổ biến như MISA, Fast hoặc các phần mềm kế toán doanh nghiệp khác.
3.    Kiến thức chuyên môn: Nắm vững các chính sách, quy định về kế toán, thuế và các thủ tục liên quan theo pháp luật hiện hành. Hiểu biết các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Có khả năng lập và phân tích báo cáo tài chính.
4.    Kỹ năng làm việc:
•    Thành thạo vi tính văn phòng (Word, Excel).
•    Thành thạo các phần mềm kế toán và quản lý dữ liệu liên quan.
•    Kỹ năng phân tích, xử lý và giải quyết vấn đề tốt.
•    Khả năng giao tiếp, phối hợp làm việc đồng đội hiệu quả.
•    Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian
•    Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm. 
•    Có tinh thần trách nhiệm, kỷ luật cao. Cẩn trọng, trung thực, chính xác, bảo mật thông tin và chịu được áp lực công việc. 

IV.    QUYỀN LỢI
-    Cơ hội phát triển chuyên môn và thăng tiến lên các vị trí lãnh đạo cấp cao của công ty.
-    Được đào tạo, làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động.
-    Thu nhập hấp dẫn theo hiệu quả công việc (Lương cứng+ thưởng theo doanh số + phụ cấp, BHXH).

V.     BÁO CÁO CÔNG VIỆC
-    Báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc
-    Hợp tác, phối hợp với tất cả các phòng ban, đối tác, khách hàng liên quan theo sự phân công của Tổng giám đốc.
-    Tuân thủ nội quy, quy tắc đạo đức nghề nghiệp và ứng xử văn minh, lịch sự, bảo mật thông tin kinh doanh, bản quyền và quyền sở hữu trí tuệ của công ty.