Bị góp ý trước nhiều người có thể khiến chúng ta tổn thương. Nhưng phản ứng trong vài phút đầu tiên có thể quyết định một chuyện nhỏ sẽ được sửa, hay sẽ trở thành một mâu thuẫn kéo dài.
MỘT KHOẢNH KHẮC RẤT KHÓ
Bạn đang ngồi trong một cuộc họp.
Có nhiều người xung quanh.
Đột nhiên tên bạn được nhắc đến.
Một người nói rằng bạn đã làm một việc chưa đúng.
Có thể cách nói khá thẳng.
Có thể có những câu khiến bạn cảm thấy mình bị đánh giá.
Mọi ánh mắt như đang hướng về phía bạn.
Trong đầu bắt đầu xuất hiện rất nhiều suy nghĩ cùng lúc:
“Tại sao không nói riêng với mình?”
“Mình đâu phải người duy nhất làm như vậy.”
“Họ cố tình làm mình mất mặt à?”
“Có cần phải nói trước bao nhiêu người như thế không?”
Và ngay lập tức, bạn muốn phản ứng.
Muốn giải thích.
Muốn phản bác.
Muốn nói cho mọi người biết rằng sự việc không đơn giản như người kia vừa nói.
Có khi bạn muốn đứng dậy và nói:
“Anh/chị nói như vậy là không công bằng.”
Cảm giác đó rất thật.
Bị góp ý trước tập thể, đặc biệt khi cách góp ý khiến mình cảm thấy bị hạ thấp, có thể làm tổn thương lòng tự trọng rất mạnh.
Nhưng đây cũng là một trong những khoảnh khắc cần nhiều bản lĩnh nhất.
Bởi có hai câu hỏi phải được tách riêng:
THỨ NHẤT: NỘI DUNG GÓP Ý CÓ ĐÚNG KHÔNG?
THỨ HAI: CÁCH GÓP Ý CÓ PHÙ HỢP KHÔNG?
Hai câu hỏi này không phải một.
Có thể người góp ý nói đúng về sự việc nhưng cách nói chưa phù hợp.
Cũng có thể cách nói rất nhẹ nhàng nhưng nội dung lại chưa chính xác.
Nếu trộn hai chuyện vào nhau, chúng ta rất dễ rơi vào một cái bẫy:
Vì không thích cách người khác góp ý nên phủ nhận luôn điều đúng trong lời góp ý.
Hoặc ngược lại:
Vì mình có lỗi nên nghĩ rằng người khác có quyền nói với mình bằng bất cứ cách nào.
Cả hai đều không cần thiết.
Bạn có thể nhận phần đúng trong góp ý.
Và vẫn có quyền mong muốn mình được đối xử với sự tôn trọng.
ĐÂY LÀ LÚC KHÔNG NÊN PHẢN ỨNG QUÁ NHANH
Khi bị góp ý trước tập thể, phản xạ đầu tiên thường là tự vệ.
Điều đó rất tự nhiên.
Nhưng nếu ngay lập tức phản bác trong trạng thái bị tổn thương, cuộc trao đổi rất dễ chuyển từ “sửa một việc” sang “hai người bảo vệ danh dự của mình”.
Một người nói:
“Việc này bạn làm chưa đúng.”
Người kia đáp:
“Anh/chị có quyền gì mà nói tôi như thế?”
Người thứ nhất cảm thấy bị thách thức.
Người thứ hai cảm thấy bị xúc phạm.
Chỉ vài câu sau, không ai còn nói về sự việc ban đầu nữa.
Cẩm nang Hành động DDS đặt ra một tinh thần rất đáng chú ý đối với người nhận góp ý:
Đừng phản ứng ngay.
Hãy nghe hết.
Hỏi điều chưa rõ.
Kiểm tra dữ kiện.
Thừa nhận phần đúng.
Và nói rõ phương án sửa.
Đây không phải là yêu cầu người bị góp ý phải chịu đựng.
Đây là cách giữ quyền kiểm soát tình huống.
Khi bạn không phản ứng theo cảm xúc ngay lập tức, bạn có thêm thời gian để xác định:
Điều nào là dữ kiện?
Điều nào là nhận xét?
Điều nào mình thực sự cần sửa?
Và điều nào cần trao đổi lại sau?
Có thể bạn chỉ cần nói:
“Phần này tôi đã nghe. Tôi muốn kiểm tra lại dữ kiện để trả lời cho chính xác.”
Hoặc:
“Nếu đúng là tôi đã làm chưa phù hợp ở điểm này, tôi sẽ điều chỉnh. Phần còn lại tôi xin phép trao đổi thêm sau cuộc họp để tránh làm mất thời gian chung.”
Một câu nói bình tĩnh có thể giữ được rất nhiều thứ cùng lúc:
Giữ được hình ảnh của bạn.
Giữ được không khí cuộc họp.
Giữ được khả năng tiếp tục làm rõ sự việc.
Và quan trọng hơn, không đẩy mâu thuẫn lên cao hơn.
KHÔNG PHẢI MỌI GÓP Ý TRƯỚC TẬP THỂ ĐỀU GIỐNG NHAU
Có lúc một vấn đề thật sự cần được nói trước tập thể.
Ví dụ, một lỗi chung đang lặp lại ở nhiều người.
Một nội dung chính sách đang bị nhiều thành viên hiểu sai.
Một quy trình cần được thống nhất lại.
Một bài học cần cả nhóm cùng rút kinh nghiệm.
Trong trường hợp ấy, việc đưa vấn đề ra tập thể có thể cần thiết.
Nhưng có một khác biệt rất lớn giữa:
“Nhiều người đang hiểu khác nhau ở điểm này, chúng ta cùng thống nhất lại.”
và:
“Bạn A là người làm sai, mọi người nhìn vào đây mà rút kinh nghiệm.”
Một cách hướng vào vấn đề.
Một cách dễ biến một cá nhân thành tâm điểm.
Cẩm nang Hành động DDS nhấn mạnh rằng lỗi cá nhân không nên đưa ra tập thể khi chưa cần thiết. Mục tiêu là sửa hành vi, không làm tổn thương con người.
Đó là tiêu chuẩn rất quan trọng đối với người góp ý.
Nhưng nếu bạn đang ở phía người nhận, bạn cũng cần một tiêu chuẩn khác:
Đừng để cách góp ý chưa phù hợp trở thành lý do để từ chối nhìn lại chính mình.
Đó mới là phần khó.
CÓ KHI TA ĐANG GIẬN VÌ “CÁCH NÓI”, NHƯNG ĐIỀU ĐƯỢC NÓI LẠI CÓ PHẦN ĐÚNG
Một người bị góp ý trước tập thể có thể dành cả tối nghĩ về câu:
“Họ không tôn trọng mình.”
Nhưng thử bỏ cách nói sang một bên và hỏi:
“Nội dung nào trong góp ý này là đúng?”
Nếu câu trả lời là “có một phần đúng”, hãy giữ phần đó lại.
Bởi nếu bỏ luôn điều đúng chỉ vì ghét cách nó được nói ra, người thiệt đầu tiên vẫn là mình.
Một người trưởng thành có thể nói với chính mình:
“Tôi không đồng ý với cách họ góp ý, nhưng tôi sẽ không vì thế mà bỏ qua điều mình cần sửa.”
Đây là một năng lực rất mạnh.
Nó giúp bạn không trao quyền quyết định sự trưởng thành của mình cho thái độ của người khác.
Người khác có thể nói chưa khéo.
Nhưng phần mình cần sửa vẫn là trách nhiệm của mình.
Sau đó, khi bình tĩnh hơn, bạn hoàn toàn có thể trao đổi về cách góp ý.
Ví dụ:
“Tôi đã suy nghĩ lại và thấy phần anh/chị góp ý về việc đó có điểm đúng, tôi sẽ sửa. Nhưng tôi cũng muốn trao đổi rằng việc nêu tên và nói theo cách đó trước tập thể khiến tôi cảm thấy không được tôn trọng. Nếu có tình huống tương tự, tôi mong chúng ta có thể trao đổi riêng trước.”
Đó là một cuộc trao đổi rất khác với:
“Anh làm tôi mất mặt thì đừng mong tôi nghe.”
Một cách đóng cửa.
Một cách vừa bảo vệ lòng tự trọng, vừa giữ cánh cửa hợp tác mở.
“GIẢI THÍCH ĐỂ LÀM RÕ – KHÔNG GIẢI THÍCH ĐỂ TRỐN TRÁCH NHIỆM”
Có một điều người nhận góp ý rất dễ làm:
Ngay khi nghe thấy lỗi của mình, bắt đầu giải thích.
“Tại người kia trước.”
“Em có làm gì đâu.”
“Ai cũng làm vậy.”
“Lâu nay vẫn làm thế.”
“Có phải mình tôi đâu.”
Những câu này đôi khi có thể chứa một phần sự thật.
Nhưng nếu mục đích chỉ là làm cho phần trách nhiệm của mình biến mất, chúng ta sẽ không học được gì.
Cẩm nang Hành động DDS đặt ra một nguyên tắc rất gọn:
GIẢI THÍCH ĐỂ LÀM RÕ – KHÔNG GIẢI THÍCH ĐỂ TRỐN TRÁCH NHIỆM.
Điều này thay đổi hoàn toàn chất lượng một cuộc đối thoại.
Nếu bạn nói:
“Để tôi trình bày lại dữ kiện vì có một phần thông tin chưa đầy đủ.”
Đó là làm rõ.
Nhưng nếu nói:
“Tại người kia nên tôi mới làm vậy.”
Đó rất dễ trở thành đẩy trách nhiệm.
Bạn có thể có hoàn cảnh.
Bạn có thể có lý do.
Bạn có thể có phần chưa được nghe.
Nhưng sau cùng vẫn phải trả lời:
“Phần của tôi trong sự việc này là gì?”
Một người trưởng thành không cần nhận mọi lỗi về mình.
Nhưng cũng không tìm mọi cách để không nhận bất kỳ lỗi nào.
CÓ BA KHẢ NĂNG SAU KHI BẠN BÌNH TĨNH LẠI
Khả năng thứ nhất: Góp ý đúng và cách góp ý cũng phù hợp.
Khi đó, điều cần làm khá rõ: nhận, sửa và đi tiếp.
Khả năng thứ hai: Nội dung có phần đúng nhưng cách góp ý chưa phù hợp.
Khi đó, hãy tách hai việc. Sửa phần mình cần sửa, rồi trao đổi riêng về cách giao tiếp và sự tôn trọng.
Khả năng thứ ba: Nội dung góp ý chưa đúng hoặc thiếu dữ kiện.
Khi đó, bạn cần làm rõ bằng thông tin, bằng nguồn và bằng sự việc cụ thể. Không cần phản ứng bằng công kích.
Nếu vấn đề đơn giản, trao đổi trực tiếp.
Nếu cần người trung gian, có thể nhờ người quản lý phù hợp.
Nếu liên quan quy định hoặc vượt phạm vi, chuyển đúng cấp.
Nhóm chung không nên trở thành nơi xét xử lẫn nhau.
Và mạng xã hội càng không phải nơi để “đáp trả”.
Một trạng thái ám chỉ.
Một video bức xúc.
Một bài viết kể “chuyện ai đó”.
Có thể khiến người viết cảm thấy được giải tỏa vài phút.
Nhưng rất dễ kéo thêm người vào cuộc, làm hình ảnh cá nhân xấu đi và biến một mâu thuẫn nội bộ thành một cuộc chiến công khai.
Nếu bạn thật sự muốn giải quyết vấn đề, hãy chọn kênh có khả năng giải quyết.
Đừng chọn nơi có nhiều người xem nhất.
TÔN TRỌNG KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ KHÔNG ĐƯỢC SỬA
Ở chiều ngược lại, cũng có một điều đáng suy nghĩ.
Đôi khi chúng ta dùng câu “tôi cảm thấy không được tôn trọng” để né tránh mọi góp ý khó nghe.
Chỉ cần ai nói một điều mình không thích là cho rằng họ xúc phạm mình.
Điều này cũng không giúp chúng ta trưởng thành.
Tôn trọng không có nghĩa mọi lời góp ý đều phải dễ chịu.
Có những điều nghe không vui nhưng cần được nói.
Có những lỗi cần sửa.
Có những hành vi nếu lặp lại phải được nhắc rõ.
Có những sai phạm phải xử lý.
Câu hỏi không phải:
“Lời này có làm tôi vui không?”
Mà là:
“Lời này có dựa trên sự việc không?”
“Có giúp tôi nhận ra điều cần sửa không?”
“Có đang nói về hành vi hay đang hạ thấp con người tôi?”
“Có phù hợp với kênh và hoàn cảnh không?”
Khi nhìn được như vậy, ta bớt phản ứng theo cảm xúc và bắt đầu đánh giá góp ý bằng chất lượng của nó.
NGƯỜI QUẢN LÝ CŨNG NÊN TỰ HỎI: TÔI MUỐN NGƯỜI NÀY SỬA HAY MUỐN HỌ XẤU HỔ?
Đây là câu hỏi rất quan trọng cho phía người góp ý.
Một người quản lý có thể nói đúng nhưng vẫn làm hỏng mục tiêu nếu chọn sai cách.
Nếu sau một lần bị góp ý, người dưới không còn dám hỏi.
Không dám nói thật.
Không dám nhận lỗi.
Chỉ cố giấu sai sót để tránh bị gọi tên.
Thì môi trường đó chưa chắc đang mạnh lên.
Cẩm nang Hành động DDS hướng tới một môi trường nơi mọi người dám nhận lỗi vì họ biết rằng nhận lỗi sẽ dẫn đến sửa chữa chứ không phải bị hạ thấp.
Đó là một tiêu chuẩn rất đáng giá.
Bởi lỗi được nói ra còn có cơ hội sửa.
Lỗi bị che giấu mới thực sự nguy hiểm.
Vì vậy, người quản lý trước khi góp ý trước tập thể có thể tự hỏi:
Việc này có cần nói trước mọi người không?
Tôi đang sửa một vấn đề chung hay đang biến một người thành ví dụ?
Nếu nói riêng trước, mục tiêu có đạt được không?
Cách tôi nói có giúp họ sửa hay chỉ làm họ tự vệ?
Nếu muốn cả nhóm học từ lỗi này, có thể rút bài học mà không làm một người mất mặt không?
Những câu hỏi ấy không làm quản lý yếu đi.
Chúng làm năng lực quản lý tinh tế hơn.
VÀ NGƯỜI NHẬN GÓP Ý CŨNG CÓ MỘT CÂU HỎI TƯƠNG TỰ
“Sau khi bỏ đi cảm giác bị tổn thương, tôi còn lại bài học gì?”
Đây là câu hỏi khó.
Nhưng nếu trả lời được, một tình huống không dễ chịu có thể trở thành một bước trưởng thành.
Có người sau khi bị góp ý chỉ nhớ người đã nói gì.
Có người nhớ cả điều mình đã học được.
Sự khác biệt đôi khi nằm ở đó.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – ĐỂ GÓP Ý KHÔNG TRỞ THÀNH TỔN THƯƠNG, VÀ TỔN THƯƠNG KHÔNG CHE MẤT BÀI HỌC
Một cộng đồng nghề nghiệp trưởng thành không thể không có góp ý.
Nhưng góp ý cũng không thể trở thành công cụ làm người khác mất mặt.
Người nói có trách nhiệm với cách nói.
Người nghe có trách nhiệm với cách tiếp nhận.
Một bên phải học cách sửa việc mà không đánh con người.
Một bên phải học cách nghe điều khó mà không lập tức dựng lên bức tường tự vệ.
Khi cả hai cùng trưởng thành, một lời góp ý có thể làm chất lượng công việc tốt hơn mà mối quan hệ vẫn được giữ.
Nếu hôm nay bạn vừa bị góp ý trước tập thể và vẫn còn cảm thấy tổn thương, có thể chưa cần quyết định ngay rằng người kia hoàn toàn sai hoặc mình hoàn toàn đúng.
Hãy để cảm xúc lắng xuống.
Sau đó tách ra hai câu hỏi:
“ĐIỀU GÌ TRONG GÓP Ý NÀY TÔI CẦN NHÌN LẠI?”
và:
“ĐIỀU GÌ TRONG CÁCH GÓP Ý NÀY TÔI CẦN TRAO ĐỔI LẠI ĐỂ MỐI QUAN HỆ ĐƯỢC TÔN TRỌNG HƠN?”
Nếu làm được cả hai, bạn không chỉ xử lý một tình huống.
Bạn đang xây cho mình một năng lực rất quan trọng của người làm nghề:
BIẾT NHẬN ĐIỀU ĐÚNG MÀ KHÔNG ĐÁNH MẤT LÒNG TỰ TRỌNG.
BIẾT BẢO VỆ LÒNG TỰ TRỌNG MÀ KHÔNG TỪ CHỐI VIỆC SỬA MÌNH.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – NGƯỜI GÓP Ý CÓ TRÁCH NHIỆM KHÔNG LÀM TỔN THƯƠNG CON NGƯỜI. NGƯỜI NHẬN GÓP Ý CŨNG CÓ TRÁCH NHIỆM KHÔNG ĐỂ CẢM GIÁC TỔN THƯƠNG CHE MẤT ĐIỀU MÌNH CẦN HỌC.
CẨM NANG HÀNH ĐỘNG DDS – ĐỌC KHI CẦN, TRA KHI VƯỚNG, DÙNG ĐỂ HÀNH ĐỘNG.
