TRIẾT LÝ DDS SỐ 9 – CHUẨN HÓA ĐỂ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

Chuẩn hóa hôm nay là nền tảng cho sự phát triển của ngày mai

Một hệ thống có thể phát triển nhanh nhờ một vài người giỏi.

Có thể tăng trưởng mạnh nhờ một cơ hội tốt.

Có thể mở rộng nhanh nhờ một thị trường thuận lợi.

Nhưng nếu mỗi nơi làm một kiểu, mỗi người hiểu một cách, mỗi chi nhánh vận hành theo một chuẩn khác nhau, thì càng phát triển nhanh, rủi ro càng lớn.

Bởi vậy, trong Hiến chương DDS, triết lý số 9 được xác định rất rõ:

Chuẩn hóa để phát triển bền vững.

Chuẩn hóa không phải để làm mọi người giống nhau.

Chuẩn hóa là để tất cả cùng đứng trên một nền tảng chung.

Từ nền tảng đó, mỗi người vẫn có thể sáng tạo, cải tiến và phát triển theo thế mạnh riêng mà không làm mất đi chất lượng, bản sắc và định hướng chung của DDS.

Không chuẩn hóa, cái đúng rất khó được nhân rộng

Khi một kỹ thuật viên làm đúng nhưng người khác làm khác, khách hàng sẽ nhận được chất lượng khác nhau.

Khi một giảng viên dạy một kiểu, giảng viên khác dạy một kiểu, học viên sẽ không biết đâu là chuẩn.

Khi mỗi chi nhánh giải thích chính sách theo một cách, mâu thuẫn rất dễ xuất hiện.

Khi mỗi nơi tự đặt ra một quy trình riêng, thương hiệu chung sẽ dần mất tính thống nhất.

Vì vậy:

Muốn điều đúng được nhân rộng, trước hết phải xác định điều gì là chuẩn.

Có chuẩn thì mới có căn cứ để học.

Có chuẩn thì mới có căn cứ để làm.

Có chuẩn thì mới có căn cứ để đánh giá.

Có chuẩn thì mới có căn cứ để sửa.

Và có chuẩn thì mới có thể phát triển quy mô mà vẫn giữ chất lượng.

Chuẩn hóa không chỉ là chuẩn hóa kỹ thuật

Nhiều người nghe đến “chuẩn hóa” thường nghĩ ngay đến quy trình trị liệu.

Nhưng trong Hiến chương DDS, chuẩn hóa rộng hơn rất nhiều.

DDS hướng tới chuẩn hóa:

Hiến chương,
quy chế,
giáo trình,
giáo án,
quy trình trị liệu,
tiêu chuẩn năng lực,
công tác đào tạo,
quản trị,
hình ảnh và văn hóa của toàn hệ thống.

Bởi một hệ thống không thể chỉ chuẩn ở kỹ thuật mà lại thiếu chuẩn trong quản trị.

Không thể dạy đúng nhưng hồ sơ sai.

Không thể chuyên môn tốt nhưng chính sách mỗi nơi nói một kiểu.

Không thể hình ảnh chuyên nghiệp nhưng cách ứng xử nội bộ lại thiếu thống nhất.

Chuẩn hóa phải là một hệ thống đồng bộ.

Chuẩn hóa để người mới dễ học hơn

Một người mới bước vào DDS nếu phải nghe quá nhiều cách khác nhau sẽ rất khó học.

Người này nói thế này.

Người khác nói thế khác.

Video một kiểu.

Tài liệu một kiểu.

Giảng viên một kiểu.

Tuyến trên lại giải thích thêm một kiểu khác.

Khi đó, người mới không chỉ khó học mà còn rất dễ mất niềm tin.

Ngược lại, nếu có nguồn chuẩn rõ ràng:

giáo trình nào đang sử dụng,
video nào là nguồn chính thức,
quy trình nào là chuẩn,
chính sách nào đang có hiệu lực,
khi quên thì tra cứu ở đâu,

thì người học sẽ tự chủ hơn rất nhiều.

Đó là một trong những giá trị lớn nhất của chuẩn hóa:

Làm cho điều đúng trở nên dễ tiếp cận và dễ thực hiện hơn.

Chuẩn hóa giúp người làm đúng được bảo vệ

Nếu không có chuẩn, việc đánh giá rất dễ trở thành cảm tính.

Người này nói:

“Tôi làm như vậy nhiều năm rồi.”

Người khác nói:

“Ở chỗ tôi vẫn làm thế.”

Người khác nữa lại nói:

“Thầy tôi dạy tôi như thế này.”

Cuối cùng không ai biết điều nào mới là căn cứ chung.

Khi đã có chuẩn, tranh luận trở nên rõ hơn:

Không hỏi ai nói.
Hãy hỏi nguồn chuẩn quy định thế nào.

Điều này bảo vệ cả người học và người làm đúng.

Bởi người làm đúng không phải cạnh tranh với những cách làm tùy tiện.

Chuẩn hóa không có nghĩa cứng nhắc

Đây là điểm rất cần hiểu đúng.

Hiến chương DDS khẳng định rằng chuẩn hóa không nhằm tạo sự cứng nhắc. Mục tiêu là tạo một nền tảng chung để trên đó mỗi người tiếp tục sáng tạo, cải tiến và phát triển.

Ví dụ:

Hai giảng viên có thể có phong cách nói khác nhau.

Một người sử dụng tình huống.

Một người dùng sơ đồ.

Một người đặt nhiều câu hỏi.

Một người thiên về thực hành.

Đó là sự linh hoạt.

Nhưng nội dung cốt lõi phải đúng.

Tiêu chuẩn đầu ra phải thống nhất.

Không thể gọi việc thay đổi nội dung chuẩn là “sáng tạo”.

Sáng tạo trong phương pháp – thống nhất trong tiêu chuẩn.

Đó mới là sáng tạo có nền.

Đổi mới cũng phải được kiểm chứng

DDS khuyến khích đổi mới.

Nhưng không phải bất kỳ cái mới nào cũng được đưa ngay vào toàn hệ thống.

Một ý tưởng có thể hay.

Một phương pháp mới có thể hấp dẫn.

Một cách làm mới có thể tạo kết quả bước đầu.

Nhưng trước khi áp dụng rộng, cần:

thử nghiệm – theo dõi – đánh giá – điều chỉnh – rồi mới chuẩn hóa.

Hiến chương DDS xác định rõ rằng đổi mới cần được kiểm chứng, đánh giá và chuẩn hóa trước khi áp dụng rộng rãi.

Đó là cách vừa bảo vệ chất lượng, vừa không làm mất tinh thần đổi mới.

Liên hệ thực tế: chuẩn hóa 13 bài trị liệu

Một người có thể đã làm nghề nhiều năm.

Nhưng nếu mỗi người nhớ trình tự khác nhau, gọi tên bước khác nhau hoặc bỏ bớt những phần mình cho là không cần thiết, thì sau một thời gian hệ thống sẽ có rất nhiều phiên bản.

Khi đó, người học sau rất khó biết đâu là đúng.

Chuẩn hóa 13 bài không phải để bắt mọi người làm máy móc.

Mục tiêu là:

có một nguồn chuẩn chung để tất cả đối chiếu.

Khi đã chắc nền, người có kinh nghiệm có thể vận dụng linh hoạt trong phạm vi được phép.

Nhưng nền không được mất.

Liên hệ thực tế: chuẩn hóa giảng viên

Một giảng viên đã có chứng chỉ nhiều năm không có nghĩa mọi năng lực luôn tự động được duy trì.

Kiến thức có thể quên.

Thói quen có thể lệch.

Giáo trình có thể cập nhật.

Phương pháp đào tạo cũng phải thay đổi.

Vì vậy, chuẩn hóa giảng viên không phải phủ nhận những gì họ đã làm trong quá khứ.

Đó là cách trả lời một câu hỏi rất thực tế:

“Ở thời điểm hiện tại, người này có còn đáp ứng chuẩn mà hệ thống đang cần hay không?”

Đó là trách nhiệm với người học.

Và cũng là cách nâng giá trị của chính danh xưng giảng viên.

Liên hệ thực tế: chuẩn hóa chính sách

Một chính sách từ Công ty nếu đi qua nhiều tầng rồi mỗi người thêm một chút, bớt một chút, cuối cùng có thể trở thành một phiên bản hoàn toàn khác.

Đó là nguyên nhân rất dễ gây:

hiểu lầm, tranh chấp quyền lợi, mất niềm tin và mâu thuẫn nội bộ.

Vì vậy, chính sách phải có nguồn chính thức.

Người chưa chắc phải tra cứu.

Người truyền đạt phải chịu trách nhiệm với nội dung mình nói.

Không dùng trí nhớ cá nhân để thay thế văn bản đang có hiệu lực.

Đó cũng là chuẩn hóa.

Liên hệ thực tế: chuẩn hóa nhưng không biến mọi chi nhánh thành bản sao

Mỗi địa phương có thị trường khác nhau.

Con người khác nhau.

Điều kiện khác nhau.

Không thể bắt mọi chi nhánh tổ chức hoạt động giống hệt nhau.

Cái cần thống nhất là:

nguyên tắc – tiêu chuẩn – thương hiệu – chính sách – chất lượng đầu ra.

Còn cách tổ chức có thể linh hoạt theo thực tế.

Một chi nhánh có thể đào tạo nhóm nhỏ.

Nơi khác có thể mở lớp đông.

Nơi khác có thể kết hợp trực tiếp và trực tuyến.

Hình thức khác nhau vẫn được.

Miễn là:

chuẩn cuối cùng không khác nhau.

Chuẩn hóa giúp phát triển nhanh hơn, không phải chậm hơn

Có người lo rằng nhiều tiêu chuẩn sẽ làm hệ thống khó phát triển.

Nhưng thực tế ngược lại.

Khi chưa có chuẩn, mỗi lần mở một đơn vị mới lại phải giải thích từ đầu.

Mỗi người mới lại phụ thuộc rất nhiều vào người hướng dẫn.

Mỗi vấn đề lại phải xử lý theo từng trường hợp.

Khi có chuẩn:

tài liệu đã có,
quy trình đã có,
tiêu chí đã có,
cách đánh giá đã có,
người mới chỉ cần học và thực hiện.

Như vậy, chuẩn hóa làm giảm sự phụ thuộc vào một vài cá nhân.

Và chính điều đó giúp hệ thống có khả năng mở rộng.

Chuẩn hóa tạo ra công bằng

Nếu không có tiêu chuẩn rõ, người được đánh giá rất dễ nghĩ:

“Tại sao người kia được mà tôi không được?”

Khi chuẩn rõ, mỗi người biết:

Mình cần đạt gì.
Mình đang thiếu gì.
Muốn lên vị trí tiếp theo phải làm gì.

Hiến chương DDS xác định rằng chuẩn hóa giúp mỗi thành viên có tiêu chuẩn rõ để học tập, rèn luyện và phát triển, đồng thời giúp các nỗ lực được đánh giá minh bạch và công bằng hơn.

Đó là giá trị rất lớn đối với một hệ thống có nhiều cấp và nhiều đơn vị.

Chuẩn hóa không phải làm một lần rồi xong

Chuẩn hôm nay chưa chắc là chuẩn tốt nhất mãi mãi.

Khi thực tế thay đổi, tiêu chuẩn cũng cần được xem xét.

Khi phát hiện bất cập, phải điều chỉnh.

Khi có kiến thức mới, phải cập nhật.

Nhưng điều chỉnh cũng cần có quy trình.

Không phải mỗi người tự sửa chuẩn theo ý mình.

Đúng hơn là:

Chuẩn hóa – áp dụng – đo lường – cải tiến – chuẩn hóa lại.

Đó là một vòng phát triển liên tục.

Người lãnh đạo phải là người giữ chuẩn trước

Không thể yêu cầu người dưới làm đúng chuẩn trong khi người trên lại làm theo ngoại lệ.

Không thể yêu cầu giảng viên tuân thủ giáo trình nhưng lãnh đạo lại tùy tiện thay đổi nội dung khi chưa được phê duyệt.

Không thể yêu cầu đơn vị dưới chấp hành quy chế nhưng đơn vị trên lại linh hoạt theo quan hệ.

Chuẩn chỉ có giá trị khi áp dụng nhất quán.

Vì vậy:

Người có vị trí càng cao càng phải có trách nhiệm giữ chuẩn.

Nếu lãnh đạo làm gương, chuẩn trở thành văn hóa.

Nếu lãnh đạo tạo ngoại lệ tùy tiện, chuẩn rất nhanh trở thành hình thức.

Ba câu hỏi để mỗi thành viên tự liên hệ

Thứ nhất: Trong công việc hiện tại, tôi đang làm theo nguồn chuẩn hay chủ yếu dựa vào thói quen cá nhân?

Thứ hai: Khi có điều mới, tôi đang sáng tạo trên nền chuẩn hay đang tự thay đổi những điều cốt lõi?

Thứ ba: Trong đội ngũ của tôi có nội dung nào đang tồn tại nhiều cách hiểu khác nhau và cần được thống nhất lại không?

Ba câu hỏi này giúp mỗi người nhìn rõ:

Chuẩn hóa không phải chuyện của riêng Công ty. Nó bắt đầu từ cách từng thành viên thực hiện công việc mỗi ngày.

THÔNG ĐIỆP KẾT

Một vài người giỏi có thể giúp một tổ chức tiến rất nhanh.

Nhưng một hệ thống muốn đi lâu phải có khả năng tạo ra chất lượng ổn định ở nhiều người, nhiều đơn vị và nhiều thế hệ.

Đó là điều chuẩn hóa tạo ra.

Hiến chương DDS đã khẳng định:

Chuẩn hóa không giới hạn sự phát triển. Chuẩn hóa tạo nền móng để DDS phát triển mạnh hơn, bền vững hơn và truyền lại những giá trị tốt đẹp cho các thế hệ mai sau.

Vì vậy:

Không chuẩn hóa để mọi người giống nhau. Chuẩn hóa để mọi người cùng có một nền đúng.
Không chuẩn hóa để hạn chế sáng tạo. Chuẩn hóa để sáng tạo đi đúng hướng.
Không chuẩn hóa để tạo thêm thủ tục. Chuẩn hóa để chất lượng có thể được duy trì và nhân rộng.

DDS – Chuẩn rõ để làm đúng, chuẩn chung để cùng tiến, chuẩn hóa hôm nay để tạo nền cho sự phát triển bền vững của ngày mai.