TỪ NGƯỜI LÀM NGHỀ ĐẾN GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM DDS

Một chức danh mới không chỉ đem lại vị thế – nó mở ra một cấp độ trách nhiệm hoàn toàn khác

Có một thời điểm trên hành trình phát triển DDS, một người không còn chỉ nghĩ về công việc của riêng mình. Ban đầu, có thể họ học nghề để có thêm một công việc; rồi trở thành Kỹ thuật viên, bắt đầu có khách hàng, có kinh nghiệm và có thu nhập. Khi phát triển lên Đại lý rồi Chi nhánh, phía sau họ dần xuất hiện thêm những con người khác. Và đến một lúc, khi đủ điều kiện để thành lập Trung tâm/Chi nhánh trực thuộc Công ty, một cánh cửa mới được mở ra. Nhưng cánh cửa ấy không chỉ dẫn đến một tấm biển đẹp hơn, một con dấu hay một chức danh mới; nó đưa người đứng đầu bước từ làm nghề sang tổ chức nghề, từ quản lý công việc của mình sang chịu trách nhiệm về hoạt động của cả một đơn vị. Đó là một bước chuyển lớn hơn nhiều so với những gì một quyết định thành lập có thể thể hiện trên giấy.

Trong chính sách phát triển của Công ty Cổ phần Tư vấn và Hỗ trợ Nghề Việt Nam, khi một người phát triển đến cấp Chi nhánh và đáp ứng các điều kiện cần thiết, Công ty có thể hỗ trợ thực hiện thủ tục thành lập Trung tâm/Chi nhánh trực thuộc, lựa chọn ngành nghề đăng ký phù hợp và hoàn thiện các công việc cần thiết với cơ quan có thẩm quyền. Trong giai đoạn đầu, khi nhiều Giám đốc còn chưa quen với công việc kế toán và báo cáo, Công ty cũng từng hỗ trợ một phần công tác báo cáo thuế, báo cáo tài chính để đơn vị có thời gian ổn định hoạt động; khi phát triển tốt hơn, một số Trung tâm đã chủ động thuê kế toán, xây dựng nhân sự và từng bước tự tổ chức hoạt động của mình. Nhìn từ bên ngoài, đó là một bước phát triển đáng tự hào, nhưng nếu chỉ nhìn thấy quyền lợi mà không nhìn thấy trách nhiệm thì chúng ta mới nhìn thấy một nửa câu chuyện.

Bởi kể từ khi đứng đầu một Trung tâm/Chi nhánh, người Giám đốc không còn chỉ chịu trách nhiệm cho công việc của chính mình. Phía sau một quyết định thành lập bắt đầu xuất hiện hàng loạt câu hỏi mới: ai sẽ cùng mình vận hành Trung tâm, ai phụ trách chuyên môn, ai theo dõi sổ sách và công việc nội bộ, khách hàng đến từ đâu, doanh thu có đủ để duy trì địa điểm hay không, đội ngũ Kỹ thuật viên được xây dựng thế nào, các nghĩa vụ kế toán, thuế và báo cáo được thực hiện ra sao, và nếu ngày mai mình không có mặt thì Trung tâm có tiếp tục hoạt động bình thường hay không? Chính từ những câu hỏi ấy, người làm nghề bắt đầu phải học thêm một nghề khác bên cạnh chuyên môn của mình: nghề quản trị.

Thực tiễn những năm qua đã cho DDS một bài học khá rõ. Có những Trung tâm khi thành lập được chuẩn bị tương đối tốt về địa điểm, cơ sở vật chất và hoạt động, nhưng cũng có những đơn vị mà gần như toàn bộ công việc tập trung vào một người: Giám đốc vừa làm chuyên môn, vừa tìm khách, vừa quản lý, vừa đào tạo, vừa xử lý giấy tờ và vừa lo hoạt động của Chi nhánh. Khi người Giám đốc khỏe, có thời gian và có động lực thì Trung tâm hoạt động; khi người ấy bận, gặp khó khăn hoặc giảm sức làm việc thì gần như cả đơn vị chậm lại. Một mô hình như vậy rất khó bền vững. Trung tâm thực sự cần được xây dựng bằng đội ngũ. Không nhất thiết ngay ngày đầu phải có một bộ máy lớn, nhưng người Giám đốc phải có tư duy rằng mình đang xây dựng một tổ chức, chứ không phải chỉ thay tên một cơ sở cá nhân thành “Trung tâm”. Mục tiêu cuối cùng là Trung tâm từng bước hoạt động bằng một hệ thống, không thể sống mãi bằng sức của một người.

Cơ sở vật chất cũng vậy. Khi một khách hàng bước vào Trung tâm, họ chưa biết người Giám đốc đã trải qua hành trình như thế nào; điều họ nhìn thấy trước tiên là không gian, sự sạch sẽ, cách tổ chức, tác phong của đội ngũ, trang thiết bị, cách tiếp đón và cảm giác liệu đây có phải là một nơi được vận hành nghiêm túc hay không. Vì vậy, cơ sở vật chất không đơn thuần là chuyện đầu tư nhiều hay ít tiền, mà phản ánh cách người đứng đầu nhìn về đơn vị của mình. Có những Trung tâm đã đầu tư khá bài bản và tạo được hình ảnh chuyên nghiệp; có những nơi từ một cơ sở ban đầu còn tiếp tục phát triển thêm hai, thậm chí ba địa điểm kinh doanh ở những địa phương khác nhau. Đằng sau sự mở rộng ấy không chỉ là vốn đầu tư mà còn là khả năng tổ chức, tìm kiếm thị trường, xây dựng con người và niềm tin rằng mô hình mình đang làm có thể tiếp tục phát triển. Đó là những cách làm đáng được ghi nhận và nghiên cứu để nhân rộng.

Nhưng ở chiều ngược lại, cũng có những Trung tâm sau một thời gian thuê địa điểm rồi thu hẹp, chuyển về hoạt động tại nhà hoặc dần trở nên trầm lắng. Sự khác biệt ấy nhắc chúng ta rằng thành lập một Trung tâm không thể chỉ chuẩn bị cho ngày khai trương; phải chuẩn bị cho những năm sau ngày khai trương. Một lễ khai trương có thể rất long trọng, có hoa, biển hiệu, khách mời, những lời chúc và những bức ảnh đẹp; Công ty có thể về dự, Tổng Giám đốc có thể trực tiếp chúc mừng, truyền thông có thể đưa tin. Nhưng thành công của một Trung tâm không thể được đo bằng ngày khai trương. Hãy nhìn Trung tâm ấy sau một năm: còn bao nhiêu Kỹ thuật viên, khách hàng có quay trở lại không, doanh thu có đủ duy trì hoạt động không, đội ngũ có lớn lên không, Giám đốc đã bớt phải làm mọi việc một mình chưa, các nghĩa vụ kế toán, thuế và quản lý có được thực hiện đúng không, Trung tâm có tạo ra thêm cơ hội cho những người khác hay chỉ duy trì được công việc của chính người đứng đầu? Những câu hỏi ấy ít hào nhoáng hơn ngày khai trương, nhưng đó mới là những câu hỏi của một người Giám đốc.

Một trong những động lực trước đây khi thành lập Trung tâm/Chi nhánh là giúp đơn vị có cơ sở đăng ký hoạt động rõ ràng hơn và thuận lợi hơn trong quá trình phát triển. Điều đó có giá trị, nhưng giấy tờ pháp lý không phải chiếc áo khoác chỉ mặc khi cần chứng minh vị thế. Khi đã đăng ký hoạt động, nó kéo theo trách nhiệm tuân thủ: kế toán, thuế, báo cáo, các nghĩa vụ với cơ quan quản lý, những quy định của Công ty và trách nhiệm của người đứng đầu. Thực tế đã có những trường hợp việc phối hợp không kịp thời trong công tác báo cáo hoặc thực hiện các thủ tục liên quan dẫn tới gián đoạn và phát sinh những vấn đề không đáng có. Đây là bài học cần được nhìn thẳng. Công ty có thể hỗ trợ, hướng dẫn và nhắc nhở, nhưng không thể thay người Giám đốc chịu trách nhiệm với đơn vị của mình mãi mãi. Quyền chủ động càng lớn thì trách nhiệm càng lớn; đó là một trong những khác biệt quan trọng giữa người làm nghề và người đứng đầu một tổ chức.

Cũng từ thực tiễn ấy, một bài học khác cần được ghi nhớ: việc thành lập Trung tâm/Chi nhánh trực thuộc Công ty nhằm tạo điều kiện để những đơn vị phát triển DDS có cơ sở tổ chức hoạt động rõ ràng, chuyên nghiệp và bền vững hơn; nó không phải một công cụ để một cá nhân có thêm danh nghĩa rồi sử dụng đơn vị vào những hoạt động không phù hợp với định hướng của Công ty. Trong quá khứ đã có những trường hợp sau khi thành lập, trọng tâm hoạt động dần rời xa DDS hoặc xuất hiện những hoạt động không phù hợp với quy định của Công ty và yêu cầu pháp luật; những trường hợp không còn đáp ứng điều kiện hoạt động đã phải được xem xét, xử lý theo quy định. Những câu chuyện ấy không cần được nhắc lại để phê phán một cá nhân nào, nhưng bài học thì cần được giữ lại: tên của Công ty, danh nghĩa Trung tâm/Chi nhánh và chức danh Giám đốc luôn đi cùng trách nhiệm bảo vệ uy tín của cả hệ thống.

Và ở điểm này, Công ty cũng cần tự nhìn lại mình. Trong một giai đoạn phát triển, mong muốn hỗ trợ các Chi nhánh có điều kiện hoạt động thuận lợi hơn khiến việc thành lập Trung tâm đôi khi tập trung nhiều vào thủ tục mà chưa đánh giá đầy đủ khả năng vận hành sau thành lập. Có nơi chưa đủ nhân sự, có nơi cơ sở vật chất còn hạn chế, có nơi chưa có kế hoạch thị trường rõ ràng, có người rất giỏi chuyên môn nhưng chưa được chuẩn bị về quản trị, có Trung tâm chưa hình thành được đội ngũ trước khi bắt đầu. Khi nền móng chưa đủ, những khó khăn xuất hiện sau đó là điều dễ hiểu. Nhìn lại điều ấy không phải để phủ nhận những gì đã làm, mà là cách một tổ chức trưởng thành từ chính kinh nghiệm của mình.

Nếu trước đây câu hỏi thường là “Chi nhánh này có đủ điều kiện để làm thủ tục thành lập Trung tâm chưa?”, thì trong giai đoạn tới, câu hỏi cần rộng hơn: “Người này và đội ngũ của họ đã sẵn sàng để vận hành một Trung tâm chưa?”. Hai câu hỏi nghe gần giống nhau nhưng dẫn đến hai cách phát triển khác nhau. Một bên dừng ở việc thành lập; một bên bắt đầu từ năng lực để tồn tại và phát triển. Và có lẽ đây cũng là bước chuyển mà DDS cần thực hiện: từ hỗ trợ thành lập Trung tâm sang đồng hành xây dựng Trung tâm.

Thành lập là một thủ tục có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, còn xây dựng là một hành trình. Sau ngày thành lập phải có giai đoạn củng cố; sau khai trương phải có đánh giá hoạt động; sau một thời gian phải nhìn lại nhân sự, khách hàng, tài chính, tuân thủ, đào tạo và khả năng phát triển. Một Trung tâm yếu cần biết mình yếu ở đâu, một Trung tâm mạnh cần được tạo điều kiện để mạnh hơn, một mô hình tốt cần được chia sẻ, và một đơn vị có nguy cơ suy giảm cần được nhận diện trước khi mọi thứ đi đến điểm phải giải thể. Nếu làm được điều đó, số lượng Trung tâm có thể không cần tăng thật nhanh; điều quan trọng hơn là mỗi Trung tâm được thành lập có cơ hội sống lâu hơn và phát triển mạnh hơn.

Có lẽ đó cũng là thông điệp phù hợp nhất trong dịp Ngày Doanh nhân DDS. Một quyết định có thể ghi tên một người ở vị trí Giám đốc, nhưng chỉ thực tế mới biến người ấy thành một người Giám đốc thực sự: khi họ biết xây đội ngũ, biết đọc những con số của đơn vị mình, biết giữ khách hàng, biết tuyển và đào tạo con người, biết tuân thủ, biết phối hợp với Công ty, biết chịu trách nhiệm cho một quyết định chưa đúng và biết tạo cơ hội để những người phía sau mình phát triển. Đến một lúc nào đó, khi Trung tâm vẫn có thể vận hành tốt ngay cả lúc người Giám đốc không trực tiếp có mặt trong từng công việc, người ấy đã làm được một điều rất quan trọng: họ không còn chỉ tạo ra công việc cho mình, họ đã bắt đầu xây dựng một tổ chức.

Đó là bước chuyển từ người làm nghề đến người quản trị, từ Trưởng Chi nhánh đến Giám đốc Trung tâm, và sâu xa hơn là một phần của hành trình từ người làm nghề DDS đến Doanh nhân DDS. Ngày 13/10 là dịp để chúc mừng hành trình ấy, nhưng lời chúc có ý nghĩa nhất có lẽ không phải là chúc mỗi Giám đốc có thêm một chức danh lớn hơn, mà là chúc những người đang đứng đầu các Trung tâm DDS ngày càng vững hơn trong chuyên môn, trưởng thành hơn trong quản trị, chuẩn mực hơn trong tuân thủ, mạnh hơn trong xây dựng đội ngũ và đủ bản lĩnh để biến một quyết định thành lập trên giấy thành một Trung tâm thực sự sống, thực sự phát triển và thực sự tạo ra giá trị.