VĂN HÓA DDS SỐ 2: CHÍNH TRỰC

Niềm tin không được tạo ra bằng lời nói lớn – Niềm tin được xây từ những việc đúng được lặp lại mỗi ngày

Trong một cộng đồng nghề nghiệp, có thể có người giỏi chuyên môn, có người phát triển thị trường tốt, có người quản lý giỏi, có người truyền đạt tốt.

Nhưng để một hệ thống đi được lâu dài, có một điều không thể thiếu:

Niềm tin.

Và niềm tin không tự nhiên mà có.

Nó được tạo ra từ cách chúng ta nói, cách chúng ta làm, cách chúng ta chịu trách nhiệm và cách chúng ta ứng xử khi không có ai đứng bên cạnh để nhắc nhở.

Đó chính là Văn hóa Chính trực.

CHÍNH TRỰC KHÔNG PHẢI LÀ NÓI HAY

Một người có thể nói rất đúng trước cuộc họp.

Có thể phát biểu rất hay trước tập thể.

Có thể nhắc người khác phải trung thực, minh bạch, trách nhiệm.

Nhưng chính trực chỉ thật sự được nhìn thấy khi người đó bước vào công việc thực tế.

Khi tư vấn khách hàng, có nói đúng điều mình biết hay không?

Khi chưa chắc, có dám nói “tôi cần kiểm tra lại” hay không?

Khi có sai sót, có nhận trách nhiệm hay tìm cách đẩy sang người khác?

Khi liên quan đến quyền lợi, hoa hồng, hàng hóa, tài chính, có minh bạch hay không?

Khi nghe một thông tin chưa rõ nguồn, có kiểm tra trước khi truyền tiếp hay không?

Chính trực không nằm ở lời tuyên bố.

Chính trực nằm ở sự nhất quán giữa điều mình nói và điều mình làm.

NÓI ĐÚNG – LÀM ĐÚNG – VÀ CHỊU TRÁCH NHIỆM VỚI ĐIỀU MÌNH LÀM

Trong DDS, chính trực cần được thể hiện rất cụ thể.

Không biết thì nói chưa biết.

Chưa rõ thì kiểm tra.

Thông tin chính thức phải nói là thông tin chính thức.

Kinh nghiệm cá nhân phải nói rõ là kinh nghiệm cá nhân.

Đề xuất phải nói là đề xuất.

Không được biến lời truyền miệng thành quy định của Công ty.

Không được lấy chức danh của mình để làm cho người khác tin một điều mà bản thân chưa kiểm chứng.

Một câu nói sai có thể chỉ mất vài giây.

Nhưng để sửa lại niềm tin đã mất có thể mất rất nhiều thời gian.

CHÍNH TRỰC TRONG PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG

Khách hàng tìm đến người làm nghề DDS bởi họ đang đặt niềm tin.

Vì vậy, sự trung thực trong tư vấn là một phần rất quan trọng của đạo đức nghề nghiệp.

Không phóng đại.

Không hứa chắc kết quả.

Không lấy một phản hồi tốt của một người để cam kết cho tất cả mọi người.

Không dùng nỗi lo của khách hàng để tạo áp lực mua hàng.

Không tư vấn vượt phạm vi hiểu biết.

Nếu một trường hợp vượt khả năng, biết chuyển đến người phù hợp.

Nếu cần đánh giá y tế, cần khuyến nghị khách hàng tìm cơ sở phù hợp.

Một người chính trực không cố chứng minh rằng mình “biết tất cả”.

Họ biết rõ giới hạn của mình và chịu trách nhiệm với giới hạn đó.

CHÍNH TRỰC TRONG CHÍNH SÁCH VÀ QUYỀN LỢI

Trong hệ thống có nhiều cấp bậc, quyền lợi, chính sách và cơ chế trả thưởng.

Đây là nơi sự minh bạch đặc biệt quan trọng.

Không nói thêm quyền lợi chưa có.

Không hứa thu nhập.

Không giải thích chính sách theo hướng có lợi cho riêng mình.

Không giữ lại thông tin quan trọng làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người khác.

Nếu có sự thay đổi, phải cập nhật từ nguồn chính thức.

Nếu chưa hiểu, phải hỏi.

Nếu phát hiện sai sót trong chi trả, phân tuyến, chính sách hoặc thông tin, cần phản ánh đúng cấp để xử lý.

Chính trực trong quyền lợi giúp giảm rất nhiều mâu thuẫn trong hệ thống.

CHÍNH TRỰC TRONG TIỀN – HÀNG – CHỨNG TỪ

Có những vấn đề tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến niềm tin.

Một khoản tiền không rõ.

Một lần xuất hàng không ghi.

Một chứng từ bị bỏ sót.

Một lời nói “để sau tính”.

Một sai lệch không được báo cáo.

Nếu những việc đó lặp lại, niềm tin sẽ bị bào mòn.

Vì vậy, người quản lý, chi nhánh, trung tâm và các bộ phận liên quan phải giữ nguyên tắc:

Rõ người – rõ việc – rõ số liệu – rõ trách nhiệm.

Chính trực không chỉ là phẩm chất cá nhân.

Trong quản trị, chính trực còn phải được thể hiện bằng quy trình và bằng chứng.

CHÍNH TRỰC KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ NÓI MỌI THỨ VỚI MỌI NGƯỜI

Đây là điểm cần hiểu đúng.

Trung thực không có nghĩa là công khai mọi thông tin.

Có thông tin khách hàng cần bảo mật.

Có vấn đề nhân sự phải xử lý đúng cấp.

Có nội dung điều hành chưa đến thời điểm công bố.

Có phản ánh cần gửi đúng người có trách nhiệm.

Vì vậy:

Chính trực phải đi cùng đúng thẩm quyền, đúng kênh và đúng mục đích.

Không giấu sai phạm.

Nhưng cũng không biến thông tin nội bộ thành câu chuyện bàn tán.

Không che giấu vấn đề.

Nhưng cũng không đưa vấn đề chưa được xác minh ra trước đám đông.

CHÍNH TRỰC TRONG QUAN HỆ TUYẾN TRÊN – TUYẾN DƯỚI

Một hệ thống rất dễ tổn thương khi niềm tin giữa các tuyến bị phá vỡ.

Không lôi kéo thành viên của nhau.

Không nói xấu tuyến khác để giữ người.

Không dùng giá thấp để tranh khách.

Không lợi dụng nhóm DDS để phát triển hoạt động khác làm ảnh hưởng đến hệ thống.

Không chỉ quan tâm tuyến dưới khi họ đang tạo ra kết quả.

Không bỏ quên người phía dưới rồi sau đó trách họ không hoạt động.

Ngược lại, tuyến dưới cũng phải chính trực với tuyến trên:

Có khó khăn thì phản ánh.

Được hỗ trợ thì thực hiện.

Nhận nhiệm vụ thì phản hồi.

Không vì chưa được đáp ứng một mong muốn mà phủ nhận toàn bộ giá trị mình đã nhận được.

Chính trực là mối quan hệ hai chiều.

KHI SAI – DÁM NHẬN LÀ MỘT DẠNG SỨC MẠNH

Không ai làm việc mà chưa từng sai.

Người chính trực không phải là người chưa từng mắc lỗi.

Người chính trực là người khi phát hiện sai có thể nói:

“Phần này tôi làm chưa đúng.”

“Tôi chịu trách nhiệm về phần việc của mình.”

“Tôi sẽ sửa và báo lại kết quả.”

Một lời nhận trách nhiệm đúng lúc thường tạo ra nhiều niềm tin hơn rất nhiều lời giải thích.

Ngược lại, một người luôn tìm lý do để chứng minh mình đúng sẽ rất khó trưởng thành.

NGƯỜI LÃNH ĐẠO CÀNG CẦN CHÍNH TRỰC

Càng giữ vị trí cao, lời nói càng có ảnh hưởng.

Một lời của trưởng chi nhánh có thể ảnh hưởng tới nhiều thành viên.

Một lời của giảng viên có thể được học viên xem là kiến thức chính thức.

Một quyết định của Giám đốc trung tâm có thể tác động tới cả đơn vị.

Một phát biểu của người lãnh đạo có thể tạo niềm tin hoặc làm hệ thống mất phương hướng.

Vì vậy:

Chức danh càng cao – trách nhiệm với lời nói và hành động càng lớn.

Người lãnh đạo không thể yêu cầu người khác minh bạch nếu chính mình không minh bạch.

Không thể yêu cầu người khác kỷ luật nếu chính mình thường xuyên không thực hiện cam kết.

Không thể xây văn hóa chính trực bằng khẩu hiệu.

Phải xây bằng sự nêu gương.

BA CÂU HỎI TỰ SOI VỀ CHÍNH TRỰC

Mỗi thành viên có thể tự hỏi:

1. Điều tôi đang nói là thông tin chính thức, kinh nghiệm cá nhân hay suy đoán?

2. Nếu việc này được công khai đầy đủ, tôi có vẫn thấy cách mình làm là đúng và có trách nhiệm không?

3. Khi có sai sót, tôi thường tìm cách sửa hay tìm người để đổ lỗi?

Ba câu hỏi đơn giản này có thể giúp chúng ta nhìn lại rất nhiều hành vi trong công việc hằng ngày.

VĂN HÓA CHÍNH TRỰC – NỀN TẢNG CỦA NIỀM TIN

Một hệ thống có thể phát triển rất nhanh nhờ cơ hội.

Nhưng chỉ có thể phát triển lâu dài bằng niềm tin.

Khách hàng tin vào người làm nghề.

Thành viên tin vào tuyến trên.

Tuyến trên tin vào tuyến dưới.

Giảng viên tin vào hệ thống đào tạo.

Các đơn vị tin vào chính sách.

Ban Lãnh đạo tin vào thông tin từ thực tế.

Tất cả những mối quan hệ đó đều có một điểm chung:

Nếu thiếu chính trực, niềm tin sẽ suy giảm.

Và khi niềm tin suy giảm, rất nhiều quy trình dù được viết tốt đến đâu cũng khó phát huy giá trị.

THÔNG ĐIỆP VĂN HÓA DDS SỐ 2

Đừng cố tạo niềm tin bằng lời nói.
Hãy tạo niềm tin bằng sự nhất quán.

Biết thì nói.

Chưa biết thì kiểm tra.

Sai thì sửa.

Nhận việc thì làm.

Hứa thì giữ lời.

Có trách nhiệm thì không né tránh.

Chính trực không làm chúng ta mất cơ hội.
Chính trực giúp chúng ta xây những cơ hội có thể đi cùng nhau lâu dài.

DDS – Nói điều đúng, làm điều đúng, chịu trách nhiệm với điều mình làm và cùng nhau xây dựng niềm tin bằng hành động mỗi ngày.