VĂN HÓA DDS SỐ 5 – KỶ LUẬT

Kỷ luật không phải để làm con người bị gò bó – kỷ luật để biến điều đúng thành thói quen và biến mục tiêu thành kết quả

Một tập thể có thể có rất nhiều người nhiệt huyết.

Một hệ thống có thể có nhiều người giỏi.

Một người có thể có rất nhiều ý tưởng tốt.

Nhưng nếu thiếu kỷ luật, nhiệt huyết rất dễ trở thành nhất thời, năng lực rất dễ bị sử dụng thiếu ổn định, còn những mục tiêu tốt đẹp rất dễ dừng lại ở lời nói.

DDS muốn phát triển bền vững thì không thể chỉ dựa vào tinh thần tự giác khi chúng ta đang có cảm hứng.

Cần một nền văn hóa giúp mỗi người:

đã thống nhất thì thực hiện,
đã cam kết thì chịu trách nhiệm,
đã có chuẩn thì làm theo chuẩn,
đã sai thì sửa,
đã được giao việc thì theo đến kết quả.

Đó chính là Văn hóa Kỷ luật DDS.

Kỷ luật trước hết là kỷ luật với chính mình

Nhiều người nghe đến “kỷ luật” thường nghĩ ngay đến quy định, kiểm tra hay xử lý vi phạm.

Nhưng kỷ luật thật sự bắt đầu từ bên trong.

Không ai có thể đứng bên cạnh chúng ta mỗi ngày để nhắc:

Hôm nay đã đọc lại giáo trình chưa?
Đã xem lại video chưa?
Đã gọi cho thành viên mình đang phụ trách chưa?
Đã hoàn thành hồ sơ chưa?
Đã làm việc mình hứa chưa?

Khi một người chỉ làm tốt lúc có người kiểm tra, đó chưa phải kỷ luật.

Kỷ luật là:

Dù không ai nhìn thấy, mình vẫn làm điều cần phải làm.

Người có kỷ luật không chờ cảm hứng mới học.

Không chờ khách hàng phàn nàn mới xem lại kỹ thuật.

Không chờ Công ty gọi mới cập nhật thông tin.

Không chờ xảy ra mâu thuẫn mới nhìn lại trách nhiệm của mình.

Họ chủ động giữ chuẩn trước khi người khác phải nhắc.

Kỷ luật không đối lập với sự linh hoạt

DDS hoạt động ở nhiều địa phương, nhiều hoàn cảnh khác nhau.

Không phải lúc nào mọi người cũng có thể làm giống nhau về thời gian, cách tổ chức hay phương pháp.

Nhưng linh hoạt không có nghĩa là tùy tiện.

Có thể linh hoạt về:

cách triển khai, thời điểm, phương pháp, hình thức hỗ trợ.

Nhưng những nguyên tắc cốt lõi phải được giữ:

không dạy sai chuẩn,
không bỏ qua nội dung bắt buộc,
không làm sai chính sách,
không tùy tiện hồ sơ,
không đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích chung.

Đó là ranh giới giữa linh hoạt và buông lỏng.

Kỷ luật trong chuyên môn – làm đúng không chỉ khi đi thi

Một kỹ thuật viên có thể nhớ bài rất tốt trong ngày sát hạch.

Một giảng viên có thể chuẩn bị rất kỹ trước buổi dự giờ.

Nhưng giá trị của kỷ luật chuyên môn nằm ở việc:

ngày thường cũng làm đúng như ngày kiểm tra.

Nếu trước khi thi thì xem lại video, nhưng sau khi thi xong lại quay về làm theo thói quen cũ, chuẩn hóa sẽ không có ý nghĩa.

Kỷ luật chuyên môn là:

• thường xuyên đối chiếu nguồn chuẩn;
• khi quên thì xem lại;
• không ngại hỏi;
• không tự cho rằng mình làm lâu năm nên không thể sai;
• không lấy kinh nghiệm cá nhân để thay cho chuẩn chung.

Một người càng có kinh nghiệm càng cần kỷ luật với chính kinh nghiệm của mình.

Bởi kinh nghiệm tốt sẽ trở thành tài sản.

Nhưng một thói quen sai nếu lặp lại nhiều năm cũng có thể trở thành một sai lệch rất khó sửa.

Kỷ luật trong đào tạo – không để học viên chịu hậu quả vì sự tùy tiện của người dạy

Người học trao cho giảng viên thời gian, niềm tin và kỳ vọng.

Vì vậy, giảng viên không thể hôm nay dạy đủ, ngày mai dạy thiếu; người này được thực hành đầy đủ, người kia chỉ quan sát; lớp này làm đúng hồ sơ, lớp khác lại làm theo sự tiện lợi.

Kỷ luật trong đào tạo là:

đủ nội dung – đúng chương trình – có thực hành – có sửa lỗi – có đánh giá – hồ sơ trung thực.

Số lượng học viên ít không phải lý do để giảm chất lượng.

Thù lao chưa như mong muốn không phải lý do để dạy qua loa.

Học viên nóng lòng muốn lấy chứng nhận cũng không phải lý do để bỏ qua chuẩn.

Người thầy có kỷ luật phải biết nói:

“Tôi muốn hỗ trợ bạn nhanh, nhưng tôi không thể giúp bạn bằng cách bỏ qua những gì bạn cần phải học.”

Đó là trách nhiệm.

Kỷ luật trong lời nói và thông tin

Trong một hệ thống lớn, một thông tin truyền sai có thể đi rất xa.

Một câu nói chưa được kiểm chứng.

Một chính sách được nhớ không chính xác.

Một lời kể thêm bớt.

Một thông tin nội bộ bị đưa ra ngoài không đúng cách.

Tất cả đều có thể tạo ra hiểu lầm.

Vì vậy, kỷ luật thông tin rất quan trọng.

Trước khi chia sẻ một điều, mỗi người nên tự hỏi:

Thông tin này có đúng không?
Nguồn ở đâu?
Tôi có quyền nói điều này không?
Tôi đang nói sự thật hay đang nói theo suy đoán?

Khi chưa chắc, tốt nhất là kiểm tra.

Kỷ luật trong lời nói giúp giữ niềm tin của cả hệ thống.

Kỷ luật với chính sách và quyền lợi

Khi quyền lợi liên quan đến tiền bạc, hoa hồng, giá bán hay đào tạo, kỷ luật càng phải rõ.

Không phải vì mình có quyền lợi thì có thể tự thay đổi nguyên tắc.

Không phải vì muốn bán nhanh hơn mà phá vỡ mặt bằng chung.

Không phải vì người khác không biết chính sách mà mình có thể giải thích theo hướng có lợi cho mình.

Không phải vì quan hệ thân thiết mà hồ sơ có thể làm khác.

Kỷ luật trong quyền lợi nghĩa là:

Mình chỉ nhận điều mình thực sự có quyền nhận và thực hiện đúng trách nhiệm tương ứng.

Đó cũng chính là một biểu hiện rất cụ thể của Chính trực.

Kỷ luật với thời gian – việc nhỏ nhưng tạo ra khác biệt lớn

Một cuộc họp bắt đầu đúng giờ.

Một báo cáo gửi đúng hạn.

Một học viên được phản hồi đúng thời điểm.

Một người tuyến dưới được gọi lại khi họ đang gặp khó khăn.

Đó là những việc rất nhỏ.

Nhưng nhiều việc nhỏ được thực hiện đúng thời gian sẽ tạo ra một hệ thống đáng tin cậy.

Ngược lại, nếu tất cả đều nghĩ:

“Chậm một chút không sao.”

Thì rất nhiều “một chút” cộng lại sẽ trở thành chậm cả hệ thống.

Kỷ luật về thời gian không phải để tạo áp lực.

Nó thể hiện sự tôn trọng:

tôn trọng công việc, tôn trọng đồng đội, tôn trọng người học và tôn trọng chính lời hứa của mình.

Kỷ luật không phải đợi sai rồi phạt

Một nền văn hóa kỷ luật tốt không phải là nơi có thật nhiều hình thức xử lý.

Ngược lại, hệ thống tốt là nơi phần lớn mọi người hiểu chuẩn và làm đúng trước khi cần đến xử lý.

Vì vậy DDS cần hướng đến:

quy định rõ – hướng dẫn rõ – trách nhiệm rõ – kiểm tra hợp lý – xử lý đúng mức.

Không phải mọi sai sót đều giống nhau.

Có người sai vì chưa biết.

Có người sai vì quên.

Có người sai vì chưa cập nhật.

Những trường hợp đó cần được hướng dẫn và sửa.

Nhưng khi một người đã biết rõ quy định mà vẫn cố tình vi phạm để trục lợi, thì kỷ luật phải thể hiện được vai trò bảo vệ hệ thống.

Nếu người làm đúng và người cố tình làm sai cuối cùng không có gì khác nhau, người làm đúng sẽ dần mất niềm tin.

Kỷ luật phải bắt đầu từ người lãnh đạo và người giảng viên

Không thể yêu cầu thành viên đúng giờ nếu người lãnh đạo thường xuyên đến muộn.

Không thể yêu cầu học viên tuân thủ giáo trình nếu giảng viên dạy theo thói quen riêng.

Không thể yêu cầu tuyến dưới thực hiện đúng chính sách nếu tuyến trên lại tìm cách luồn lách.

Trong văn hóa DDS:

Người có vị trí càng cao, kỷ luật tự thân càng phải cao hơn.

Bởi một người bình thường làm sai có thể ảnh hưởng đến một phạm vi nhỏ.

Nhưng một người có uy tín hoặc quyền hạn làm sai có thể khiến nhiều người nghĩ rằng:

“Làm như thế là được phép.”

Vì vậy, làm gương là hình thức kỷ luật có sức thuyết phục mạnh nhất.

Kỷ luật để bảo vệ người làm đúng

Có người nghĩ kỷ luật chỉ hạn chế tự do.

Nhưng trong một hệ thống, chính kỷ luật lại bảo vệ người tử tế nhất.

Khi giá được giữ đúng, người bán đúng không bị thiệt.

Khi hồ sơ được kiểm soát, người làm thật không bị đánh đồng với người ký khống.

Khi đào tạo có chuẩn, người dạy nghiêm túc không phải cạnh tranh với người dạy qua loa.

Khi quyền lợi có điều kiện rõ ràng, người có đóng góp thực sự được ghi nhận xứng đáng.

Vì vậy:

Kỷ luật không nhằm làm khó người làm đúng. Kỷ luật tồn tại để người làm đúng không bị người làm sai lấy mất giá trị.

Kỷ luật và tự do nghề nghiệp

Một người càng có kỷ luật thì càng có khả năng được trao quyền.

Bởi khi Công ty biết rằng:

người này hiểu chuẩn,
biết giới hạn,
chịu trách nhiệm,
và không lạm dụng quyền được giao,

thì hệ thống có thể tin tưởng trao cho họ nhiều quyền hơn.

Ngược lại, nếu mọi việc đều cần kiểm tra từng bước vì không ai chắc người đó có làm đúng hay không, thì cả cá nhân và hệ thống đều mất tự do.

Vì vậy:

Kỷ luật không làm giảm quyền tự chủ; kỷ luật tạo ra nền tảng để quyền tự chủ được mở rộng.

Ba câu hỏi về Văn hóa Kỷ luật

Mỗi người DDS có thể tự hỏi:

1. Có việc gì tôi biết là phải làm nhưng vẫn thường xuyên trì hoãn hoặc chỉ làm khi có người nhắc?

2. Khi không có người kiểm tra, tôi có giữ cùng một tiêu chuẩn như khi đang được đánh giá hay không?

3. Trong công việc hiện tại, thói quen nào của tôi nếu tiếp tục lặp lại có thể ảnh hưởng đến học viên, đồng đội hoặc uy tín của DDS?

Ba câu hỏi nhỏ, nhưng nếu trả lời thật, chúng ta sẽ nhìn thấy rất rõ mức độ kỷ luật của chính mình.

THÔNG ĐIỆP KẾT

Kỷ luật không nằm ở những lời nói cứng rắn.

Kỷ luật nằm trong những hành động nhỏ được thực hiện đúng mỗi ngày.

Học đúng giờ.
Làm đúng chuẩn.
Nói đúng thông tin.
Giữ đúng cam kết.
Nhận đúng quyền lợi.
Sửa ngay khi phát hiện sai.

Khi từng cá nhân có kỷ luật, đội nhóm sẽ ổn định hơn.

Khi đội nhóm có kỷ luật, hệ thống sẽ đáng tin cậy hơn.

Và khi một hệ thống vừa có tình người, vừa có nguyên tắc, sự phát triển mới có thể bền vững.

DDS – Kỷ luật không để giới hạn con người, mà để mỗi người giữ được chuẩn, giữ được niềm tin và đi xa hơn trên con đường nghề nghiệp của mình.